ЭДО, или электронный документооборот, действует по определенной схеме

На территории Российской Федерации действует электронный документооборот, или ЭДО. Его ранее разрабатывали для того, чтобы оптимизировать ряд бизнес-процессов. Эксперты объяснили, что это такое, и как работает схема движения электронных документов (СЭД).

Первые системы были подготовлены на отдельных предприятиях и относились к индивидуализированным. Электронный документооборот использовали предприятия, планирующие сэкономить средства, исключая обработку документов вручную. Примечательно, что еще 30 лет назад на территории Российской Федерации активно разрабатывались программы, касающиеся автоматизации делопроизводства.

Как происходит взаимодействие с контрагентами?

На территории Российской Федерации действует ряд норм, которые регламентируют схему движения электронных документов. В рамках обмена можно использовать распознанные бумаги, или их скан-копии. Их можно применять на отдельном предприятии, или производить обмен с контрагентами (электронные и бумажные носители). Стоит обратить внимание на то, что счет-фактура в данном случае составляет исключение. Два предприятия-контрагента должны сотрудничать для того, чтобы получить документы в электронном формате.

Представители Минфина ранее опубликовали приказ, согласно которому напрямую счет-фактуру передавать нельзя. В обязательном порядке необходимо обращаться к оператору электронного оборота бумаг. В организациях можно использовать три варианта. В первом случае осуществляется сотрудничество с дилером, и передача бумаг происходит с учетом обычных методов шифрования. Также существует вариант разработки уникальных протоколов шифрования. Дополнительно разрабатываются системы информационного отдела, в штат которого принимаются инженеры и программисты.

Как именно работает схема движения бумаг электронных документов?

Внутри предприятия схема движения электронного документооборота, или СЭД, выглядит следующим образом: сотрудник производит оформление бумаги, затем подписывает её, используя электронную цифровую печать. Далее действующая система СЭД обеспечивает проверку цифровой печати, и передаёт соответствующие документы заинтересованному лицу. Следующий сотрудник обрабатывает предоставленный ему документ после того, как рассматривает правомерность. После происходит подписание бумаги при помощи использования электронной цифровой печати. При обратной передаче документов сотруднику снова необходимо использовать систему.

СЭД позволяет принять входящие документы. Происходит их сканирование и сохранение в делопроизводстве. Рядовые сотрудники, а также руководители, позже могут в удобном формате ознакомиться с бумагами. Ниже представлена сравнительная таблица, которая показывает плюсы электронного документооборота по сравнению со стандартными, привычными процессами:

Нюансы использования ЭДО

В 1994 году на территории Российской Федерации разработали госстандарт электронно-цифровой подписи-ГОС Р 34. 10-94. Также было отмечено, что электронными документами считают информацию в цифровой форме, пригодной для рассмотрения определенного лица, или используемой для обработки спецпрограммами.

В учетной политике организации на следующий год обязательно необходимо указать, что первичные документы могут проходить в электронном виде. Для того чтобы обмениваться электронной документацией с контрагентами, в обязательном порядке происходит заключение письменного соглашения. Ниже представлен перечень наиболее популярных ресурсов СЭД:

Сотрудничество с налоговой

Дополнительно представители Минфина совместно с ФНС РФ в 2011 году подписали приказ, предусматривающий порядок предоставления документов, относящихся к налоговым. В 2012 в него внесли поправки, а также определили формат первичных документов.

Отчетность по налогам компании могут предоставлять на электронных и бумажных носителях. Чтобы подтвердить подачу отчётности, в обязательном порядке оформляется квитанция о приеме. Если налоговый инспектор требует предоставление отчетов на бумаге, заинтересованное лицо подготавливает их. Отчетность может предоставляться через Систему гарантированной доставки сообщений, находящейся в личном кабинете плательщика, также на магнитных носителях с ЭЦП, или через программу под названием «терминал налогоплательщика». Последняя находится в отделении НС.