Как составить график отпусков на 2020 год с учетом изменений

В Трудовой кодекс внесли поправки, которые нужно учесть при составлении графика отпусков на 2020 год. Изменения внес Федеральный закон № 360-ФЗ.

График отпусков на 2020 год, изменения

Бухгалтерия должна будет подготовить график отпусков на 2020 год, успеть сделать это нужно до середины декабря.

Работники должны брать отпуск согласно этому графику, изменения допускаются только с разрешения работодателя. То есть если время ухода занято, то руководитель вправе не разрешить уходить в отпуск вне графика, работник с этим ничего сделать не сможет.

Президент внес изменения в порядок предоставления отпусков. Изменения вступили в силу с 2019 года и применяются в том числе при составлении графика отпусков на 2020 года.

Так, в Трудовой кодекс добавлена новая статью 262.2. В ней прописано, что работникам с тремя и более детьми до 12 лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. То есть многодетные матери и отцы смогут уходить в отпуск в любое время.

Как выяснил журнал «Упрощенка», это значит, что бухгалтерия должна дать заполнить  график отпусков в первую очередь многодетным отцам и матерям, а уже потом остальным работникам.

Однако это не весь перечень работников с первоочередным отпусков. «Упрощенка» составила таблицу, в которую внесла всех работников, которым бухгалтерия или кадровая служба должна дать возможность заполнить график отпусков в первую очередь.

Кто определяет даты выхода в отпуск: работодатель или работник?

Ответ на этот вопрос зависит от категории работника. Если коллектив организации небольшой, чаще всего вопрос о том, кто и когда идет в отпуск решается по договоренности, с учетом интересов работников. Но в крупных организациях учесть все пожелания невозможно. Поэтому, при составлении графика работодатель обязан в первую очередь учесть пожелания тех категорий работников, которые по закону имеют право на отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
• беременные женщины или женщины, вышедшие из отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
• работники, чьи жены находятся в декрете (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
• почетные доноры РФ (п. 1 ч. 1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20.07.2012);
• многодетные родители, имеющие не менее трех детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• один из родителей, попечителей или опекунов ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
• сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
• сотрудники, имеющие статус пострадавшего на ЧАЭС (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

После того, как вышеуказанные работники «забронируют» за собой удобные для них даты, оставшиеся дни ответственное лицо работодателя (сотрудник отдела кадров или бухгалтер) распределяет между остальными работниками.

Чем грозит нарушение порядка составления и хранения графика отпусков?

За нарушение сроков составления графика работодателю грозит административная ответственность. Если к 17.12.2019 в организации не будет утвержденного документа, трудовая инспекция вправе наложить штраф (ст.5.27 КоАП):

• на должностное лицо 1-5 тыс. руб.;
• на ИП 1-5 тыс. руб.;
• на организацию 30-50 тыс. руб.

В аналогичном размере установлены и штрафы за нарушение сроков хранения графика. Согласно п. 8.1 Приказа Минкультуры №558 от 25.08.2010 график должен храниться в течение года после окончания срока действия. Т.е. график, утвержденный до 17.12.2019 г. и содержащий сроки до 31.12.2020 г., должен храниться до 31.12.2021.

Когда нужно составить график отпусков?

Утвердить это документ нужно за 2 недели до начала нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График на 2020 год необходимо подготовить до 17 декабря 2019 года.

Срок для внесения изменений и дополнений в график закон не устанавливает, сделать это можно в любое время.

Хранить график отпусков нужно не менее 1 года (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

По какой форме составляется график?

Составить график можно с использованием унифицированной формы Т-7 или разработав свой бланк.

Типовая форма графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Если вы решили разработать собственную форму этого документа, в нее нужно включить следующие сведения:

• Наименование работодателя (название организации или ФИО ИП).
• Дату составления документа и его номер.
• Дату утверждения графика с подписью и инициалами руководителя организации (ИП).
• Название документа (график отпусков на 2020 год).
• ФИО все сотрудников организации или ИП с указанием их должностей.
• Количество дней отпуска, которые сотрудник может взять в текущем периоде (основного и дополнительного).
• Предполагаемую дату отпуска (можно указать как точную дату, так и месяц, но в этом случае работнику придется писать перед отпуском заявление с указанием точной даты).
• Фактическую дату отпуска (указывается точный период времени, в течение которого сотрудник находился в отпуске).
• Графу «С графиком ознакомлен» (нужна, если для ознакомления с графиком не предусмотрена отдельная ведомость или лист ознакомления).
• Данные о перенесении отпуска (необходима для указания реквизитов документа, утвердившего перенос отпуска и даты, на которую он переносится).
• ФИО, должность и подпись руководителя отдела кадров, утвердившего составленный график.
• Данные об учете мнения профсоюза (если он создан в организации).