Когда бизнесу выгодно передавать функции на аутсорсинг

Аутсорсинг — это передача конкретных функций или целых бизнес-процессов внешней компании-подрядчику. Аутсорсер организует выполнение задачи: использует собственные ресурсы, команду и инфраструктуру, а ответственность за результат закрепляется в договоре. В статье рассказали, когда бизнесу нужен аутсорсинг и когда от него лучше отказаться.

Чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников

Ключевое отличие от работы с фрилансером или услуг предоставления труда (аутстаффинга) — в степени ответственности и организации. Фрилансер обычно выполняет конкретную задачу по гражданско-правовому договору, а заказчик принимает результат работы. При предоставлении труда работников персонал направляют к принимающей стороне, где он работает под её управлением и контролем. Аутсорсер — это юридическое лицо со своей структурой: он сам подбирает и обучает сотрудников, обеспечивает их рабочими местами, платит налоги, отпускные и больничные. Ваша компания платит за оговорённый результат или объём услуг, а не за человеко-часы конкретного специалиста.

Какие виды аутсорсинга существуют и какие функции чаще всего передают

Виды аутсорсинга обычно определяют по переданной функции. Чаще всего компании отдают на сторону непрофильные и ресурсоёмкие задачи, не связанные напрямую с созданием основной ценности для клиента.

Типичные направления:

1. Бухгалтерский и кадровый аутсорсинг. Ведение учёта, расчёт зарплаты, отчётность.
2. IT-аутсорсинг. Обслуживание компьютеров и сетей, разработка и поддержка сайтов, внедрение CRM-систем.
3. Аутсорсинг маркетинга и продаж. Ведение соцсетей, контекстная реклама, колл-центр.
4. Логистический и складской аутсорсинг. Доставка, хранение товаров, управление запасами.
5. Производственный аутсорсинг. Изготовление комплектующих или упаковки силами стороннего завода.

Такой подход особенно актуален для сезонных задач или при выходе на новые рынки, когда содержать постоянного специалиста в штате невыгодно.

Когда бизнесу нужен аутсорсинг: ключевые признаки и ситуации

Аутсорсинг особенно уместен, когда содержание штатной позиции обходится дороже, чем покупка услуги у подрядчика. Это часто относится к функциям с неполной загрузкой: бухгалтерии, юридическому сопровождению, IT-поддержке, кадровому администрированию.

Рассмотрите аутсорсинг, если заметили один из этих признаков:

1. Непрофильная задача отнимает слишком много времени у ключевых сотрудников. Например, директор тратит дни на сдачу отчётности вместо развития продаж.
2. Для задачи нужен узкий и дорогой специалист, но постоянная нагрузка для него недостаточна. Нанять такого в штат — накладно, а работать с ним разово — неэффективно.
3. Бизнес масштабируется или испытывает сезонные всплески. Нужно быстро подключить дополнительные ресурсы (логистику, поддержку клиентов), не нанимая людей в штат.
4. Требуются технологии или экспертиза, на которые нет бюджета для внутреннего развития. Проще арендовать их у специализированного провайдера.

Ситуации, где это работает: стартап на старте, которому нужна бухгалтерия и юрист; растущая компания, открывающая новый склад; крупное предприятие, передающее уборку территории и обслуживание оргтехники.

В каких случаях малому бизнесу выгодно обращаться к аутсорсинговым компаниям

Для малого бизнеса аутсорсинг часто становится способом получить профессиональные услуги без расширения штатной команды. Выгода здесь наиболее ощутима.

Во-первых, это прямая экономия. Не нужно тратиться на поиск и оформление сотрудника, его рабочее место, соцпакет, налоги и обучение. Вы платите только за услугу. Во-вторых, это доступ к уровню экспертизы, который малая фирма не может позволить себе в штате — например, к опытному финансовому директору или команде интернет-маркетологов. В-третьих, это разгрузка основателя от операционки. Передав бухгалтерию, юридическое сопровождение или IT, он может сконцентрироваться на продукте и клиентах — том, что действительно приносит деньги.

Какие задачи нельзя передавать на аутсорсинг: ключевые компетенции и уникальные процессы

Есть сферы, передача которых внешнему подрядчику может ослабить компанию. Как правило, это процессы, составляющие основное конкурентное преимущество или требующие повышенного контроля.

К ним относят:

1. Ключевые компетенции. Если ваша ценность для рынка — в уникальном дизайне, то передача разработки дизайна на аутсорсинг ставит под удар всю бизнес-модель.
2. Стратегическое планирование и управление. Принятие ключевых решений о развитии, формирование корпоративной культуры, управление ядром команды — это зона ответственности руководства.
3. Процессы с высокими рисками безопасности. Если подрядчик получает доступ к персональным данным, коммерческой тайне или ноу-хау, в договоре нужно отдельно закреплять цели обработки, перечень данных, обязанности по конфиденциальности, меры защиты и ответственность сторон.
4. Задачи, тесно интегрированные с уникальными внутренними процессами, которые сложно и дорого описывать для передачи сторонней организации.

Грань между профильным и непрофильным процессом может меняться по мере роста компании, поэтому решение о передаче функции нужно пересматривать при изменении стратегии, команды и рисков.

Когда от аутсорсинга лучше отказаться: разбор типичных ситуаций

Аутсорсинг не панацея. В некоторых случаях он принесёт больше проблем, чем пользы.

• Ситуация 1: процесс плохо формализован. Если вы не можете чётко описать задачу, критерии качества и результат, подрядчик не сможет их выполнить. Постоянные доработки и правки сведут экономию на нет.
• Ситуация 2: требуется абсолютный и мгновенный контроль. Если процесс требует вашего ежечасного вмешательства и оперативных решений, бюрократия согласований с аутсорсером его задушит. Лучше нанять ответственного менеджера в штат.
• Ситуация 3: у вас уже есть эффективная внутренняя команда. Ломать работающую систему ради моды на аутсорсинг неразумно. Это демотивирует сотрудников и может привести к росту издержек.

Ситуация 4: задача слишком мелкая и нерегулярная. Поиск, согласование условий и ввод в курс дела подрядчика для разовой мелкой задачи может стоить дороже, чем выполнить её силами штата или фрилансера.