Когда утвердить график отпусков на 2020 год и как это правильно сделать

График отпусков является обязательным документом для всех без исключения организаций. Именно в нем прописано, когда работники могут отправиться в основной или дополнительный оплачиваемый отпуск. Работодатель должен следить за утверждением этого документа. А как правильно утвердить график отпусков на 2020 год, подскажет наша статья.

Когда утвердить график отпусков на 2020 год

По общему правилу работодатели должны утверждать график отпусков на очередной год не позднее чем за две недели до наступления календарного года. То есть на 2019 год это надо сделать в 2018 году. Последний день утверждения в 2018 году выпадает на 17 декабря до 00-00. Но чтобы все сделать вовремя, безопаснее утвердить график 14 декабря (в пятницу). К тому же, раньше чиновники рекомендовали утверждать документ заранее (Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

Если утвердить график отпусков после установленного срока, то, по общему правилу, организации грозит предупреждение или штраф в размере от 35 до 50 тысяч рублей, а ИП и руководителям компаний – от 1 до 5 тысяч рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП).

Напомним, что график отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике.

Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков.

С графиком отпусков ознакомьте сотрудников под роспись!

Можно попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»; или можно приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Выбор даты и длительность отпуска

Выбрать дату отпуска порой непросто. Одного желания работника недостаточно. Важно, чтобы на предприятии была замена работнику, также учитывается момент производственной необходимости. Когда все детали соблюдены, во внимание могут приниматься неиспользованные дни с прошлого отпуска, после чего работник отправляется отдыхать в согласованную дату.

Законодательством определено несколько категорий сотрудников, которые имеют право на выбор любых дат для отпуска, не зависящих от сформированного графика. К ним относятся:

• Мужчины, чьи супруги находятся в декрете.
• Жены военнослужащих.
• Несовершеннолетние.
• Многодетные матери, дети которых не достигли 12 лет.
• Сотрудники с ребенком до 18 лет, который имеет группу инвалидности.
• Совместители.
• На дополнительном месте им предоставляется отдых в то же время, когда и на основной должности.
• Почетные доноры.
• Ветераны.
• Лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС.

График отпусков: образец заполнения на 2020 год

График отпусков на 2020 год можно составить, используя унифицированную форму Т-7, или разработать его форму самостоятельно, но при этом в нем должны содержаться все необходимые сведения, включая данные работника и планируемое время его отпуска.

Несмотря на то что законодательство разрешает самостоятельно разрабатывать шаблон графика отпусков на 2020 год, большинство компаний предпочитает использовать наиболее удобную готовую форму Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Унифицированный бланк Т-7 включает следующие реквизиты:

• Наименование работодателя;
• Реквизиты документа профоргана (если при составлении учитывалось его мнение);
• Дата, номер документа и год, на который составлен график;
• Строки для утверждения графика руководителем (ФИО, должность, подпись, дата утверждения).

Основная таблица формы Т-7 – это и есть график, он содержит следующие данные:

• наименование структурного подразделения;
• должность и ФИО работника, его табельный номер;
• количество дней отпуска (основного, дополнительного);
• предполагаемая дата ухода в отпуск;
• фактическая дата начала отпуска (эти данные вносятся в течение года);
• дата и основание перенесения отпускных дат, если таковые будут иметь место (заявления, приказы об отзыве и т.д.).

Подписывает составленный документ руководитель отдела кадров, либо лицо, которому поручены эти обязанности.

Еще раз напомним, что график отпусков, или бланк Т -7 — это обязательный документ, и он должен быть составлен на 2020 год не позже, чем за 2 недели до окончания года. В 2019 году это нужно сделать до 17 декабря.