Система электронного документооборота: какие проблемы решает, критерии выбора

Деятельность любой компании связана с большим количеством документов, которое день ото дня растет. Все они нуждаются в оперативной и качественной обработке. От степени налаженности процесса зависит масса процедур взаимодействия с контрагентами и подразделений между собой. Первоочередной задачей развивающегося бизнеса стала автоматизация документооборота.

Опыт показывает: система электронного документооборота (СЭД) существенно повышает эффективность деятельности государственной, промышленной или коммерческой организации. С ее внедрением быстро и удобно решаются не только задачи внутреннего управления, но и внешних контактов.

СЭД: что это и зачем она современному предприятию?

Система электронного документооборота представляет собой программный продукт, который позволяет организовать работу с электронными документами, начиная от их создания до передачи, согласования и т.д. Современные СЭД отличаются широкой функциональностью, которая применяется для:

• регистрации внутренних, входящих и исходящих документов;
• автоматизации работы со служебными бумагами;
• ускорения процессов согласования и ознакомления;
• контроля исполнительской дисциплины;
• быстрого поиска необходимых документов;
• возможности применения ЭЦП;
• обсуждения документов;
• обмена между различными подразделениями предприятия;
• контроля версий документов;
• интеграции с электронной почтой и офисным ПО;
• формирования отчетности;
• организации и протоколирования совещаний;
• обеспечения конфиденциальности и управления доступом;
• разграничения доступа;
• создания справочников;
• ведения архива.

Внедрение СЭД снижает риск потери документов из-за различных обстоятельств, его грамотная организация позволяет минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:

1. Повышение производительности.
2. Надежное хранение и сокращение ошибок.
3. Мгновенный доступ к актуальным версиям.
4. Снижение расходов.

СЭД значительно улучшает взаимодействие между подразделениями и сотрудниками внутри компании, облегчает коммуникацию и обмен информацией.

Выбор СЭД

Быстрота и эффективность внедрения СЭД зависят от правильности сделанного выбора. Часто этот выбор затруднен отсутствием конкретных требований к системе. Обратить внимание стоит в первую очередь на:

• масштабируемость, причем не только по числу подключенных рабочих мест, но и количеству содержащихся в системе документов;
• совместимость с различными ОС, ПО и СУБД;
• функциональную линейку;
• быстродействие;
• гибкость системы, определяемую уровнем ее адаптации под специфические процессы;
• интеграцию с другими учетными системами и приложениями;
• удобство инструментов для самостоятельной настройки;
• наличие полноценного мобильного приложения;
• скорость внедрения;
• импортонезависимость;
• понятность интерфейса.

Учитывая, что СЭД должна будет стать частью ИТ-инфраструктуры организации, при ее выборе обязательно следует брать во внимание и некоторые технологические факторы: полнофункциональный веб-доступ, наличие редакций под различные сферы деятельности и масштаб, возможность самостоятельного изменения кода системы для развития проекта и создания расширений.