В силу вступают новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все трудящиеся, специфика работы которых связана с оформлением документации, должны знать об изменениях, происходящих на законодательном уровне и вступающих в силу с 1 июля 2018 года. Именно в этот день в Российской Федерации начинает фигурировать обновленный ГОСТ, в котором прописаны правила заверения трудовых книжек.

Граждане, которые работают в бухгалтерии или отделе кадров, должны ознакомиться с ГОСТом, прописанным под номером Р 7.0.97 — 2016. В этом пункте прописаны изменения, которые предусмотрены для заверения трудовых книжек. Вступившая в силу редакция также касается тех копий, которые фигурируют внутри предприятия или учреждения.

Правила оформления копий внутри организаций

С 1 июля 2018 года все документоведы должны знать о том, что существует 2 правильных варианта, которые нужно использовать в зависимости от ситуации. Основополагающим аспектом является целевое предназначение документации, а также то,  где она будет находиться – внутри предприятия, или станет использоваться другими учреждениями.

Если документ остается внутри компании и будет храниться все время в архиве, необходимо написать на копии «Верно», затем указать должность человека, который принял документацию. Он также должен расписаться на копии и расшифровать ее в соответствии со всеми правилами. Также в обязательном порядке на документе должна находиться дата, соответствующая тому дню, когда именно копия была принята и рассмотрена.

Правила оформления копий для внешнего использования

Существуют варианты, когда копия представленного документа будет затем отправляться в другие организации или использоваться в них некоторое время. В этом случае на ней должна содержаться заверительная надпись, которая оформляется в соответствии с вышеописанным указанием. Также дополнительно вносятся данные, указывающие получателю документа на то, где именно хранится подлинник. Например, текст может выглядеть так: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Север», в деле под номером 156 за 2018 год».

Чтобы документ был оформлен правильно юридически, в обязательном порядке оформитель документации также ставит печать. Этот аспект прописан в пункте 5.26 ГОСТа Р 7.0.97 — 2016. В этом законодательном акте существует определенная неточность, потому что некоторые компании отказываются от печати, в таком случае нельзя никак заверить документацию юридически. Документоведы надеются, что Росстандартом будут учтены все недоработки, связанные с оформлением копий.