Бухгалтерам не до отпуска: что изменилось в УПД с 1 июля 2021 года, и как его заполнять

Лето — горячая пора отпусков, но не для бухгалтеров. Этим летом прошел ряд изменений в документах, с которыми работают специалисты. В частности, с 1 июля 2021 года изменился универсальный передаточный документ.

Что такое УПД

УПД или универсальный передаточный документ — это первичный документ, содержащий одновременно все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счет-фактур, и для первичных учётных документов, например, актов и товарных накладных.

УПД был утверждён письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Данный документ используется в целях бухгалтерского учета, для подтверждения права на налоговый вычет по НДС, и для подтверждения затрат в целях исчисления налогов.

Измененное УПД с 1 июля

С 1 июля 2021 года меняются формы счет-фактур, УПД, журналов их учёта, книг покупок и продаж. Это связано с вводом системы прослеживаемости импортных товаров.

ВАЖНО!!! ФНС не успела утвердить некоторые нормативные документы, связанные с прослеживаемостью товаров, поэтому ввод системы пока приостановили. В письме от 30.06.2021 № ЕА-4-15/9208@ ФНС сообщает, что нормы, установленные Законом № 371-ФЗ бизнесмены применять пока не обязаны, и что в течение года штрафов за нарушения этого закона не будет.

Счет-фактура с 1 июля. Данный документ дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п» (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ, постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534).

Показатель этой строки позволяет идентифицировать (определять) документ об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав).

Счет-фактура или УПД, что заполнять

Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо УПД. Однако соответствующие изменения в форму УПД не внесены. Объясняется это тем, что названная форма является рекомендуемой и не подлежит утверждению нормативно-правовых актов. В связи с этим ФНС России разъяснила следующее. Если плательщик НДС использует УПД со статусом «1», то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счет-фактуры.

Ранее ФНС России также указывала, что плательщики НДС вправе дополнять УПД показателями, необходимыми для выполнения требований, установленных ст. 169 НК РФ и Правилами заполнения счет-фактуры (письмо ФНС России от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).

Как заполнять УПД

Формы УПД могут использовать любые организации и предприниматели, включая тех, которые не платят НДС. Например, организации, которые перешли на спец. режимы или используют освобождение по статье 145 НК, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов. При этом, им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счет-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приеме — передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю сумму НДС.

Перечень наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни, в которых можно использовать УПД, есть в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Но этот перечень не закрытый. УПД может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Единственное исключение – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством. Разъяснения об этом есть в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.

Использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счет-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора.

Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии – УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету (письмо ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).

Как исправить ошибки в УПД

Ошибки в УПД исправляйте по правилам, которые прописаны в приложении 7 к письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86. Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ, и как счет-фактуру, исправляйте ошибки и по правилам постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, и по правилам Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Если УПД только первичный документ, руководствуйтесь Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В рекомендации есть инструкция, как исправить ошибку в УПД.